Pros y contras de la Facturación Electrónica

La Facturación Electrónica  llega a nuestras vidas para quedarse.

La factura electrónica es un tipo de factura que se envía mediante un sistema de comunicaciones que paralelamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

La factura electrónica se basa en 2 fases:

1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma

Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

• que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y
• que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

El emisor envía la factura electrónica al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.

Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de la facturación electrónica  es exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.

Muchos Programas de Contabilidad , por no decir casi todos ya están implementa esta función en sus softwars.

Sin embargo muchas empresas son reacias al cambio, ya sea por miedo a la perdida de datos, por falta de información o desconfianza. Sin saber que son muchos los beneficios que esto supone , como por ejemplo y algo muy efectivo es: presentar las obligaciones fiscales.

Si aún no te has atrevido a dar el paso, te queremos dar ese pequeño empujón para que salgas de tu zona de confort y te decidas por la facturación electrónica.

VENTAJAS

Evitar de errores.

No hay que ser muy avispados para percatarnos que una máquina crea con esta finalidad, va a tener muchísimos menos errores que si lo hiciéramos manualmente. Evitando así duplicar cantidades, traspapeleos o simples errores matemáticos.

Economía

Algo tan sencillo como tener un programa de contabilidad que implemente la facturación digital nos permite reducir drásticamente en los gastos de impresión. Favoreciendo así indirectamente al medio ambiente

Facilidad en los gestores

Atrás quedan los montones de facturas que debemos de entregar a nuestro gestor para cuadrar el cierre. Ahora el mismo puede acceder a nuestro programa ( siempre y cuanto lo hayamos autorizado nosotros anteriormente ) y descargarse todas las facturas en 1 solo documento .

Feedback con el cliente 

Mejorar las relaciones ya sea con clientes o proveedores siempre es importante, y con la facturación digital estamos contribuyendo a ello gracias a la sencillez de enviar facturas, recibir cobros y/o hacer presupuestos.

Centralización de contabilidad

Al tener toda la información unificada en un mismo sitio, facilita y reduce el tiempo de búsqueda.

DESVENTAJAS

Gastos adicionales 

Muchos de los programas de contabilidad  que instalamos en PC no tienen implementada la función de factura electrónica. Esto en muchos casos requiere un software adicional.

Por eso como recomendación personal me decantaría por un programa contable que este alojado en la nube , los cuales ya suelen llevar la facturación electrónica integrada.

Conocimientos

Cuando nos decidimos por una aplicación de facturación ya sea sea en su versión gratuita o de pago , debemos de tener en cuenta que a parte de cumplir con todos los requisitos de nuestra empresa , debe de ser fácil de usar y con una interfaz intuitiva. Esto ayudara a cualquier usuario que deba de hacer uso, hacerlo con total confianza y efectividad.

Actualizaciones

Uno de los grandes problemas de cualquier programa informático son las actualizaciones constantes, y en este caso no va a ser menos. Por eso es recomendable elegir uno que que se actualice automáticamente y evitarnos así tener que estar instalando paquetes constantemente.

Ahora que ya estas preparado/a y sabes los pros y los contras que ofrece la facturación electrónica no tienes excusas para comenzar a usarlas.

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