Diccionario para entender los programas de contabilidad
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En este artículo vamos a aprender las diferentes palabras que suelen utilizar los fabricantes de programas de contabilidad. Es muy importante que nos familiaricemos lo antes posible con la «jerga» que se suele utilizar , para captar todos los conceptoslo antes posible.
Consejo personal
Permiteme un consejo personal. Personalmente soy de la opinión que un programa de contabilidad no tiene que estar totalmente en línea, sino que lo puedas utilizar en tu empresa, en tu ordenador…
No todo en línea, porque si todo lo utilizas en línea la información termina siendo un poco de la empresa dueña del software. No sé si me sigues…
Vamos a poner un ejemplo: Yo lo registro todo, y todo va a la nube, hacia los dueños del software al que les compre una licencia, pero que la tengo toda en Internet… Esto significa que en el momento que Internet se cae, o en el momento que la empresa del software me dice va a aumentar el coste mensual, tenemos dos opciones: o pagas o pierdes la información.
Todo lo que está en la red a medio/largo plazo te causara algún tipo de problema, por pequeño que sea.
Digamos que no hay mucha garantía de que la información te pertenezca únicamente a ti. Aunque existan leyes de protección de datos de las que no vamos ni a mencionar.
¿Que son los modelos o plantillas para facturas?
Un modelo de factura es una plantilla de factura que solo tenemos que rellenar cuando vamos a cobrar un servicio o la venta de un producto. Tienes que dejar bien claro en el encabezado que se trata de una «Factura«.
Aquí podrás descargar diferentes tipos de facturas.
¿Que es un programa multiusuario?
En general se le llama multiusuario a la característica de un sistema operativo o programa que permite proveer servicio y procesamiento a múltiples usuarios simultáneamente según nuestra amiga Wiki. Cuando pueden estar haciendo uso del mismo programa simultáneamente mas de una persona.
¿Qué es un programa multimoneda?
Un programa multimoneda o multidivisa permite poder trabajar ya sea pagando, reciibiendo o mostrando a los clientes diferentes monedas.
Normalmente trabajaras con la moneda local del país donde estés. Pero puedes tener que trabajar en un determinado momento con otras monedas, como por ejemplo aquí en España trabajamos en euros, pero si estas en Latinoamérica seguramente uses pesos incluso también trabajaras en dólares.
Para muchas empresas es algo común trabajar en euros o en dólares. También es muy habitual tener que hacer conversiones de moneda extranjera. Por eso tiene que ser multimoneda.
¿Qué es un reporte leído e impreso?
Los reportes son las impresiones mostradas visualmente , es interesante que estos reportes se puedan exportar a Excel a Pdf incluso a un Word. Que la salida del reporte sea dirigido hacia los programas que ya tenemos instalados en nuestros ordenadores.
¿Qué es un asiento contable?
Consiste en las anotaciones realizadas con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable. Son mecánicos mes a mes, por ejemplo la depreciación por ejemplo, la nómina.
Pero a la vez que sea flexible y puedas revisar esos asientos que son automáticos y que se repiten.
¿Qué es es flujo de efectivo?
El flujo de efectivo, o también llamado flujo de caja, es la variación de entrada y salida de efectivo en un periodo determinado. Hoy en día los programas de contabilidad nos emiten flujos de efectivo.
¿Qué es el efectivo?
El efectivo que posee una empresa o autónomo forma parte del activo que circula y su función es hacer frente a las posibles obligaciones a corto plazo que puedan aparecer.
¿Qué son los cortes de inventarios?
El último día del plazo que las empresas determinan para incluir en el inventario al final del período contable.Si la fecha de corte del inventario es el 30 de diciembre, el inventario en tránsito debe ser incluido en los estados financieros de la compañía.
¿Qué son lo reportes especiales?
Son aquellas impresiones que nos permiten conocer la situación financiera actual por la que nos encontramos, pueden predecir los próximos balances y proporcionan información importante para la toma de decisiones.
¿Qué son las Integraciones?
Se denomina integración al proceso mediante el cual un determinado elemento se incorpora a una unidad mayor. En nuestro caso la compatibilidad entre los programas de contabilidad y otros programas entre si. Verifica que las integraciones se hacen adecuadamente, por ejemplo una factura se carga desde el software administrativo.
¿Que son los libros diarios?
El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Y otra cosa importante es que mínimo nos emita los libros diarios automáticamente.
¿Porqué tienen que ser flexibles los programas contables?
Es muy importante que el sistema contable que implementemos sea flexible en el plan de cuentas. Que puedas cambiar el plan de cuentas que trae de forma predeterminada y lo adaptes a los requerimientos del país donde te encuentres y adaptes también a los requerimientos propios de la empresa para la cual estés prestando el servicio.
¿Porqué tiene que tener respaldo de información?
Otra cosa muy importante también es el respaldo de la información, no solamente dentro del sistema, sino que también puedan emitir reportes y esos reportes puedas guardarlos o archivar los por ejemplo en discos duros externos, en servidores externos para proteger la información.
¿Porqué básico y fundamental?
Para ser básico y fundamental tiene que ser multi empresa porque generalmente arrancaras con un cliente, pero el objetivo es tener muchos clientes, para que tu propio negocio sea próspero y rentable .
¿Tiene que tener niveles de seguridad?
Es casi imprescindible que los programas de contabilidad deban de tener niveles de seguridad. Igual que cuando trabajamos básicamente con Windows, que tenemos nivel usuario y nivel administrativo.
El nivel administrativo tiene control absolutos de todo como por ejemplo: observar cómo se trabaja a nivel usuario.
Y el nivel usuario tiene ciertos niveles o rangos de uso y se les permite el uso de ciertas áreas del programa.
A medida que la empresa es más grande todo esto debe ser de forma piramidal.
¿Tiene que tener Soporte técnico?
SIEMPRE! El soporte técnico tiene que estar disponible siempre, porque recuerda que es una herramienta mecánica, y en cualquier momento puede fallar, y si falla, requieren un soporte técnico que sea eficiente.
Asegúrate de que existe el soporte técnico de los programas de contabilidad que vas a adquirir y no te compliques la vida adquiriendo un software muy complicado y sofisticado, que a la larga no vayas a usar.
¿Cuanto invertir en software contable?
Tampoco inviertas una cantidad excesiva en un software muy complicado que realmente no te va a servir o no le vas a sacar todo el provecho necesario en las operaciones del día a día.
Si al final tienes que saber utilizar esos programas de contabilidad, entonces tienes que entrenarte un poco.
Adquirir un paquete que incluya no solamente la instalación del software.
¿Cuánto tiempo debo proteger la información?
Hoy en día con la capacidad de almacenamiento que tienen nuestros ordenadores, yo les recomendaría que fuera infinita. Es decir, no es que a los 4 años van a destruir la información porque no les ocupa espacio desde el punto de vista informático y es mejor tenerlo archivado y respaldado.
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